こんにちは！こくうです。
今回は「メモを取ることは思っているよりも難しい」というタイトルで記事を書いていきたいと思います。
仕事をしているとメモを取るという事が1日に何度も出てきます。
私自身、働いてから今に至るまで仕事で何度もメモをしてきましたが、今でもメモを取ることは難しいなと思っています。
そこで今回は、私が「メモを取ることは難しい」と感じた点と、意識していることを書いていきたいと思います。
これから新入社員として働き出すという方や、同じように難しいなと思っている方などの何かしらの参考になったら幸いです。
それでは早速書いていきます！
「メモを取ることは思っているよりも難しい」
私が「メモを取ることは思っているよりも難しい」と感じる点を2つ書いていきたいと思います。
- 受け答えをしながらメモを取る場面
- メモを元に別の人へ正しく伝えること
詳しく書いていきます。
受け答えをしながらメモを取る場面
私が「メモを取ることは思っているよりも難しい」と感じる点の1つ目は「受け答えをしながらメモを取る場面」です。
私は、仕事を始めるまで学校の授業やたまに電話口でメモを取るくらいにしかメモを取るという事をしてこなかったのですが、
仕事を始めてから、何かをしたり受け答えをしながらメモを取ることがとても難しいことなのだと初めて感じました。
働き始めて暫く経ち、そろそろ電話に出てみようかと電話に出ることになったときのことですが、殆ど決まった受け答えだけだから大丈夫だよと先輩に言われて取った電話で、
電話の向こうの企業様と自分たちが計算して出した金額に相違があり、どこが違うのか何度か受け答えをするという事がありました。
初めての電話対応と、思っていた返答と違ったという動揺で殆どメモを取ることができませんでした。
幸い受け答えをしている内容は覚えていたことと、最初なので先輩が近くでついていてくださったのでなんとか切り抜けることができましたが、
そういったイレギュラーの時ほど本当に「メモを取ることは思っているよりも難しい」のだなと感じました。
今でも問い合わせの対応や、確認のための受け答えでメモを取ることがありますが、話がするする流れていってメモを取る手が追い付かないということもあります。
しかし、そのメモが無いとなにを確認するのか、なにに対して対応しなければいけないかなど、時間が経つにつれて曖昧になってしまう恐れがあります。
そういった点からメモは本当に大切なのですが、それと同時に、簡単だとは思っていませんでしたが、なにかと同時に行うことでこんなに難しさがアップするのだなと改めて感じさせられました。
メモを元に別の人へ正しく伝えること
私が「メモを取ることは思っているよりも難しい」と感じる点の２つ目は「メモを元に別の人へ正しく伝えること」です。
仕事で電話を取ったときや、また、それでなくても仕事の内容を他の方へ共有する場面があります。
そういったときは、自分で書いたメモをそのまま相手に渡したり、メモを新しく書き渡したりと様々ですが、メモを元に別の人へその内容を正しく分かりやすく伝えることは意外に難しかったりします。
- 誰から
- どんな内容
- どうしてほしい
あくまで一例ですが、簡単に上げただけでも3つの内容を伝えなければいけません。書置きならなおさらです。
それを見越してメモを取らないといけないわけです。
電話だったり直接対面でのやり取りだったりと場面は様々ですが、相手と会話をしながら必要なことをピックアップしてメモを取り、足りない内容は相手へ聞かなければなりません。
そういった過程を経て得た情報を簡潔にまとめて相手に伝える必要があるのです。
時間が経ったり、続けてなにか別の対応をしなければならなくて、その渡すメモを書くことが後になってしまうこともあり得ます。
時間が経過するにつれて、話していた内容というのは忘れていきがちです。
そこで頼りになるのが自分でとったメモになるのですが、必要な情報が欠けていたら別の人へ正しく聞いた内容を伝えることができません。
メールなどであれば転送を活用すれば良いのですが、電話など文字になっていないものを自分でわかりやすく、かつ正しく伝えるということは思っているよりも大変なことなのだと改めて感じました。
まとめ・気を付けていること
ここまで「メモを取ることは思っているよりも難しい」というタイトルで、私がそう感じる点を2つ書いてきました。
何かをしながらメモをしたり、それを元に別の人へ伝えるということは思っているよりも大変で難しく、それをこなすためにもメモを取ることが大切なのだと働いていると度々感じます。
そんな中で私が気を付けていることは、
- 目に見える場所に聞くべきことをメモしておく
- 聞いた内容を繰り返す
ということです。
多少慣れてくるまで、電話の近くやメモを取る紙などに付箋で「これは聞いておくこと」を箇条書きで書いておくと「あ、これ聞いてない」と思い出せることがあってオススメです。
また、聞いた内容を繰り返すことで、聞き間違いを防ぐことやメモを取る手が追い付かなかったという時は頭の中で覚えていられる可能性も高くなります。
(もちろん、時間が出来たらすぐ忘れないようにメモをすることが必要ですが)
人によって書くスピードや記憶力などに違いがあるので、少しずつ自分にとってどんな方法でメモを取ると聞き漏らさずに対応できるか練習していくことが大切だと感じました。
今回の記事が、これから新入社員として働き出すという方や、同じように「メモを取ることは思っているよりも難しい」と思っている方などの何かしらの参考になったら幸いです。
ここまで読んでくださってありがとうございました！ではまた！
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