こんにちは！こくうです。
今回は「共有することの大切さ」というタイトルで記事を書いていきたいと思います。
数人で構成されている部署では、1人欠けてしまうと途端に他の人の作業量が多くなってしまう傾向にあると感じます。
実際に私自身が所属する部署でもその通りで、
急に人員が減ってしまうという状態は、いつでも思いもしないタイミングで起こってしまう事が多いです。
その度に、現在いる人員で出来ること、手が足りないことをなんとか振り分けサポートをしながらこなしていました。
その現状が好ましい状態でないことは分かっているのですが、
忙しさと教えることの時間を考えて後回しにしてしまいがちでした。
しかし、最近時間があるうちに何とか少しずつでも良いので、部署内の仕事を共有するようになり、
実際に助かったこと・これは大切だと改めて感じたことがいくつかあります。
今回はそういった「共有することの大切さ」について、改めて私自身が感じたことを書いていきたいと思います。
同じように部署内であっても仕事の共有が出来ていない。
したいと思っているという方の何かしらの参考になったら幸いです。
それでは早速書いていきます！
「共有することの大切さ」
早速ですが、私が感じた「共有することの大切さ」を2つ例を挙げながら書いていこうと思います。
・仕事の進捗具合がわかる
・相談が出来る
詳しく書いていきたいと思います。
仕事の進捗具合がわかる
私が「共有することの大切さ」を感じた点の1つ目は「仕事の進捗具合がわかる」です。
実際に業務をするしないに関わらず、同じ部署内の他の仕事内容や進め方を知っておくことで、自分以外の同じ部署の方の仕事の進捗具合を把握することが出来ます。
そうすることで、自分の手が空いていて、しかし他の方が忙しいといった時に、
ある程度の進捗具合が自分で測れ、適切なサポートをすることが出来ます。
また、普段その仕事をしていなくても、知識があることで異常や不備に気付いたりすることもできることがあります。
「あれ？そろそろあの作業しなきゃいけないんじゃなかったかな」と言ったように、
実際に作業をしている人が忘れていたり、手が回っていない場合などにサポートするように気付いて確認をすることで、早めに軌道修正をすることが出来ます。
私自身も実際にサポートをしたり、していただいたりすることがあります。
そういった体制は予め「業務の共有」をしていないと難しく、
急にやろうと思っても中々うまく動けないものだと思うので、
時間に余裕がある時であったり、出来た少しの時間を有効活用して業務の共有をして知識を深めておくことが大切なのではないかと感じます。
相談が出来る
私が「共有することの大切さ」を感じた点の２つ目は「相談が出来る」です。
仕事の共有をしておくことで、イレギュラーや新しくなった規則に適応する為の対策などを相談することが出来ます。
「自分以外殆ど知らない仕事」で先に述べたイレギュラーなどが発生してしまって、相談がしたいとなった時には、まず前提の知識を伝える必要が生まれてしまう場合があります。
何も知識がない状態で相談を受けても「何のことだろう」と思ってしまうことの方が多いのではないでしょうか。
仮に、予め仕事内容を共有しておいたとしたら、すぐに相談から入れるのではないでしょうか。
仕事をする上で相談というのはとても大切なものだと私自身感じています。
自分の中で正解を導き出せることが1番なのかもしれませんが、
会社で働いている場合は、自分以外の人も関わってくる内容かもしれませんし、
相談と言っても多くの種類があり、その時々によって必要な知識が異なります。
そんな相談ですが、仕事の内容・進め方などに関しては、
予め仕事内容の共有をしておくことで同じ知識量で意見を交わすことが出来る。
それがとても大切だと感じました。
まとめ
ここまで「共有することの大切さ」と言うタイトルで、私がそれを感じた点を2つ書いてきました。
知らないうちに属人化してしまいがちな少数の部署や業務がどの会社にもあるかと思います。
しかし、そういった仕事でイレギュラーが起こった際に大切になってくるのが、
予め仕事を「共有しておくこと」だと感じます。
私自身も後回しにしてしまいがちな共有ですが、
いつ何が起こるかわかりませんし、急に手が離せないほど急ぎの案件が舞い込んでしまうかもしれません。
そういった時にサポートできるような体制であったり、フォローや相談をしながら、しかし円滑に仕事を進めるためにも、
自分以外の人が普段中々関わることが少ないような仕事ほど「共有することが大切」だと感じます。
今回の記事が、同じように部署内であっても仕事の共有が出来ていない。
したいと思っているという方の何かしらの参考になったら幸いです。
ここまで読んでくださってありがとうございました！ではまた！
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