こんにちは!こくうです。
今回は「新しく作ることと、維持運用することの難しさ」というタイトルで記事を書いていきたいと思います。
今回の記事は、別の業界・職種で働く友人から、仕事のこういうところが難しいよねという話を聞いて、それを私なりに解釈・共感した箇所を書いていきたいと思います。
今回の記事は、これから仕事を改善する機会があったり、人の上に立つことが増える方の為の記事です。
任せられた仕事をこなすことを求められていた、入社してすぐの頃とは変わった視点や感じ方が必要になってくる方などの、なにかしらの気付きになったら幸いです。
それでは早速書いていきます!
「新しく作ることと、維持運用することの難しさ」
新しく作ることの難しさ、維持運用することの難しいと感じる点をそれぞれ書いていきたいと思います。
【新しく作ることの難しさ】
・仕事の基盤がしっかりしていないと、なにも定まらない
・前例のない挑戦は手探り
仕事の基盤がしっかりしていないと、なにも定まらない
新しく作ることの難しいと感じる点の1つ目は「仕事の基盤がしっかりしていないと、なにも定まらない」です
仕事のマニュアルなどの基盤がしっかりしていないと、新しくシステムを導入するにしても、改善をするにしても、話がふんわりしてしまい中々内容が詰まっていかないので注意が必要だと感じました。
私自身、仕事で新しいシステムの導入に関わってきたことがありますが、
「そもそもこの情報はどこが管理すべき?」「いままでどうやて管理していた?」というように、決まっていて当たり前だった基盤が定まっていなかったことがありました。
そのままでは、新しくシステムや管理の仕方に変更するにしてもうまく回らなくなって、責任の所在なども曖昧になってしまう恐れがあります。
そういったことから、基礎や基盤になるものはしっかり定まっている状態であることが大切だととても感じました。
前例のない取り組みは手探り
2つ目の難しいと感じる点は「前例のない取り組みは手探り」です。
当たり前ではあるのですが、今までになかったものを取り入れるということは前例がないという事です。
また、全員が全面的に協力的になってくれるかというと、そうでもないことがあります。
反対はしないにしても「わからないから」と距離を置かれたり、中々新しいものに馴染んでもらえなかったり。
システム面、また社内の人の面でもあらゆるところで「前はこうやった」という情報が無いため、その都度改善や話し合いを重ねていく必要があります。
【維持運用することの難しさ】
・失敗が大きく響く
・モチベーションの維持
・情報のアップデート
失敗が大きく響く
維持運用することの難しさを感じる点の1つ目は「失敗が大きく響く」です。
導入段階での失敗は行ってしまえばつきものであり、都度改善を重ねていくことが可能ですが、
運用段階になってしまうと「できて当たり前」になってしまうことがとても難しい点です。
それが、システムでも仕事の改善方法の運用でもそうですが、それを保持するためにも管理する人がいるということが抜け落ちてしまっていることがあります。
- 使えて当たり前のシステム
- 更新・管理されて当たり前の資料
もちろん仕事なので、運用されていることは当たり前なのかもしれませんが、視点を変えてみるとその運用が適切にされている状態が保たれているということは決して簡単なことではないのではないでしょうか。
モチベーションの維持
維持運用することの難しさを感じる点の2つ目は「モチベーションの維持」です。
維持運用になってくると、中々新しいことや知識に触れる機会が減ってしまいます。
もちろん、日々の改善も必要ですが、出来ること出来ないことを選ばなければならない責任などもついてきます。
すべての要望をかなえることが難しい状態と、それでも日々問題が起こらないよう運用していくいことの間では中々モチベーションを維持することが難しいと感じる機会が増えてきます。
情報のアップデート
維持運用することの難しさを感じる点の3つ目は「情報のアップデート」です。
運用を始めて最初の頃は、頻繁にアップデートがされていたマニュアルなどは現在ではどうでしょうか?という話がありました。
実際、私自身もマニュアルを更新することを忘れたまま数年たっていたり、見た内容が数年前で止まっていたということがありました。
システムなど、操作に慣れていくとマニュアルを開く機会が減ってしまうのは良くあることですが、いざ必要になった時にそれでは困るのです。
新入社員が入社した時などもそうはないでしょうか?
今までいた社員は知っているけれど、新しくはいった社員は古い情報しか知らずにそのまま仕事を進めてミスをしてしまうという恐れもあります。
では、そのマニュアルなどを更新するのは?更新されて当たり前?
そういった状態では、何かあった際の維持運用はもちろんですが、新しいものを導入することも難しくなってきます。
また、そういった仕事は誰か1人が行っていることが多いのではないでしょうか。
引継ぎや役割分担などがされていなかったりすると、負担が増えている恐れもあります。
そういった管理もまた、1つ1つの作業が小さく細かいために目が届きにくくなってしまいがちですが、
管理をする立場になった際には、とても大切だという事を頭に入れておく必要があると感じました。
まとめ
「新しく作ることと、維持運用することの難しさ」というタイトルで、それぞれの難しいと感じる点を書いてきました。
実際に立場が変わってみると、細部まで目を向けることの難しさと、維持管理、それに加えて改善もしていかなければならないと、考えることが多くとても大変で、プレッシャーを感じる機会が多いと改めて感じました。
そういった時に大切なのが、軸になる基盤やそれを維持している方の存在を振り返ることではないかと感じました。
今回の記事が、任せられた仕事をこなすことを求められていた、入社してすぐの頃とは変わった視点や感じ方が必要になってくる方などの、なにかしらの気付きになったら幸いです。
ここまで読んでくださってありがとうございました!ではまた!
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