こんにちは！こくうです。
今回は「「○○したつもり」の危険性」というタイトルで記事を書いていきたいと思います。
今回は、主に仕事での場面での「○○したつもり」について書いていきます。
仕事で誰かに何かを共有する場面だったり、確認が必要な作業を行ったりする場面があると思います。
そんな時に注意が必要なのが「○○したつもり」になってしまうという事だと、最近何度か感じる場面がありました。
今回は、そういった「○○したつもり」から生じる問題や困った点などを、私自身の体験をもとに書いていきたいと思いますので、
「○○したつもり」だったと感じたり、「～～と思ってたんだけど」と言ったように思ったり口に出してしまったことがある方などの、何かしらの参考や気付きになったら幸いです。
それでは早速書いていきます！
「「○○したつもり」の危険性」
私が「「○○したつもり」の危険性」を感じた場面を2つ書いていきたいと思います。
- 共有すべき内容が、共有したつもりになっていた
- やったつもりになっていた
一つずつ詳しく書いていきます。
共有すべき内容が、共有したつもりになっていた
私が「「○○したつもり」の危険性」を感じた場面の1つ目は「共有すべき内容が、共有したつもりになっていた」ことです。
とある会議の中で、全体のこととして決まった内容がいくつかあった時のことです。
その内容は、社内の同じシステムを使う方なら知っていていい、むしろ知っていないと今後困るかもしれないような内容でした。
しかし、ある問題が発覚した時にその要因を紐解いてみると、
その会議で決まった内容が、社内の必要な方に共有がされていなかったことにより、
処理してはいけないものが処理済みに回ってしまったといったような出来事がありました。
その問題を確認してみると「私は分かってるから、伝えた気になっていた」といったような返答が返ってきたことがあります。
誰が悪い、という訳ではなく、会社全体で情報の共有が重要視されていないように感じたことを覚えています。
また、口頭だけでは伝わりづらいことも多く、伝え方によっては認識の食い違いなども起こってしまったということもありました。
そういったことを防ぐために、私が最近意識して行っていることがあります。
簡単でいいので、可能な限り画像などを使ってマニュアルや目で見てわかるような資料を作ることです。
口頭だけでは説明しずらい場面も、画像付きであれば伝わりやすくなりますし、
また、作った資料をチャットツールなどを利用して全体に一斉に周知することで、知っている人、逆に聞いていない人などの違いを極力作らないようにするためです。
それでもまだまだ全体への周知は難しいこともありますが、自分自身が意識していくことが大切だと思うので、同じように困ったことがある方などは、
周知の仕方などを一度見直してみるのはいかがでしょうか。
やったつもりになっていた
「「○○したつもり」の危険性」を感じた場面の２つ目は「やったつもりになっていた」です。
これは主に自分自身のことなのですが、
仕事をしていると様々な仕事を同時に行わなければいけなかったり、
急に対応しなければいけないことが増えたりすることがあります。
一つ一つタスクをこなしていくことが大切ですが、そんな中で生まれてしまうのが「やったつもりになっていた」という問題です。
様々なタスクをこなしていると、すぐに対応しなければいけないものと、
ある程度時間に余裕のあるものが同時に発生しているということもあり、
その場合、時間のあるものは後に回すことが多いかと思います。
そんな時に起こってしまいがちなのが「やったつもりになっていた」です。
急ぎで行わなければいけない仕事を進めるうちに、あとに回した仕事の記憶が薄れてしまい、
いつの間にか終わった気になってしまっているという事が何度かありました。
幸い、どれも期日まで余裕のあるものや、部署内のダブルチェックなどで気が付くことが出来て事なきを得ましたが、
そんな時に感じたことが「忘れないと思っていても、メモやスケジュールに残すこと」と「ダブルチェック」の大切さです。
「やったつもりになっていた」ものは、どれも「忘れることはないだろう」という気になっていたりしたものが多いのが事実です。
自分の記憶力を過信せずに、多少多いかなというくらいには用心しておくことが大切だと感じました。
また、自分以外の方にチェックをお願いすることで、足りないものに気が付くことが出来る機会が増えます。
もちろんすべての項目でダブルチェックを行うのは作業が増えてしまう恐れもあり、検討が必要ですが、
作業によってはそういった項目を増やして、ミスややったつもりになっていて、そもそも処理を忘れるということを減らせるのではないかと感じました。
まとめ
ここまで「「○○したつもり」の危険性」というタイトルで、私がそう感じた場面を2つ書いていきました。
どちらも、うっかり「○○したつもり」になっていたという事が多いのではないかと思います。
「今までちゃんとやってきたから、今回も大丈夫だろう」「きっと誰かが伝えてくれるはず」と言ったような、
小さな油断や思い込みが、その先の時間が経った後にミスや問題といったような形で表れてしまうことがあります。
そういったことを防ぐためにも「～だろう」「多分大丈夫」といったような認識のまま作業を行ったり、思い込みを減らすような意識づくりが大変だと感じました。
共有をするために資料を作ったりと、一見作業が増えているように見えてしまいますが、
その後の意見の食い違いなどを減らしたり、ミスになってしまう事で起こる時間のロスなどを考えると、
先に先に手を打っておき、そういったルールづくりをすることが、逆にその先の必要のなかった作業を減らすためになることもあるのではないかと感じました。
今回の記事が「○○したつもり」だったと感じたり「～～と思ってたんだけど」と言ったように思ったり口に出したことがある方などの何かしらの参考や気付きになったら幸いです。
ここまで読んでくださってありがとうございました！ではまた！
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