こんにちは！こくうです。
今回は「文字で残しておくことが大切な理由」というタイトルで記事を書いていきたいと思います。
仕事の話し合いで決まったことや、作業の流れなど覚えておかなければならないことは沢山あります。
そんな時に大切だと私が感じたことの1つが「文字で残しておくことの大切さ」です。
今回は、中々作業の流れが覚えられないことがある、話し合ったことをあとから忘れてしまうことがある、と言った方の為の記事です。
私自身も、以前確かに話し合ったことなのに曖昧になってしまっているという事で困ったことが何度もあります。
私自身の例と、そうならないように最近気を付けて行っていることを書いていきますので、
同じように悩んでいる方の参考になったら幸いです。
それでは早速書いていきます！
「文字で残しておくことが大切な理由」
私が「文字で残しておくことが大切な理由」を感じた場面を2つ書いていきたいと思います。
- 長い間正確に覚えておくことは難しい
- 理解度の違いが出てしまう
詳しく書いていきます。
長い間正確に覚えておくことは難しい
私が「文字で残しておくことが大切」だと感じた場面の１つ目は「長い間正確に覚えておくことは難しい」です。
仕事の進め方や連携が必要な事柄を決めることがあると思うのですが、
決めてからあまり時間が経っていない時などは、決まったことなどを正確に覚えていられると思うのですが、時間が経った後ではその限りではないと思います。
頻繁に必要になることや作業であれば回数を重ねつつ覚えていられると思います。
しかし、決めてから暫く時間が経った後などは、以前の話を正確に覚えてられる方は少ないのではないでしょうか。
私自身も、話し合ったこと自体は覚えていられたのですが、
時間が経ってしまうと、細かな内容を正確に覚えておらず、また、確認した先の社員の方も曖昧な記憶になっていたことがありました。
そういったことから、例え覚えていられそうだと思った事であっても、文字という形で残しておくことが大切なのではないかと感じました。
理解度の違いが出てしまう
私が「文字で残しておくことが大切」だと感じた場面の２つ目は「理解度の違いが出てしまう」です。
今まで私の働く会社や部署では決めたことなどを何かに残しておくという事があまりありませんでした。
会議の議事録などはありますが、そもそも同部署内のみでの会議が少なく、問題が発生したらその時その時で対処していくというものが多かったです。
そういったこともあって、みんなが目で見てわかるような資料が用意されていないことが多く、
決まったことがあっても口頭で伝えられることが多い為、その理解や解釈に差が生まれていることが多くありました。
私もイレギュラーなことや今までなかったことを考えたり相談したりする時に、「これどうだったかな？」と迷う事が多かったように思います。
決まったことを口で伝えるという事が多いと書きましたが、その場合、別の人が伝える時に伝える側の解釈が間違っていると、間違った情報の共有がされてしまう恐れもあります。
文字で起こして全員に同じように共有しておけば、同じものを見た状態で話をすることができ、
また見返すことで、忘れてしまったときは思い出せるのではないかと感じました。
気を付けて行っていること
ここまで「文字で残しておくことが大切」だと感じた場面を書いていきました。
ここで、最近私が気を付けて行っていることを書いこうと思います。
上記でも少し書きましたしタイトルにもあるのですが、決まったことや共有すべき内容は、
些細だと感じることでも、文字や画像を用いて簡単なマニュアルなどを作るようにしています。
目でみてわかるようにしておくことで、説明がうまく伝わらなかった際に確認してもらったり、
また、絶対に伝えておきたいことなどを漏れなく伝えることができます。
また、作った資料は今後同じように教えていく場合にも利用が出来るので、
出来るだけ自分たちの記憶力に頼るのではなく、形に残るようなものに控えておくことを心がけています。
まとめ
ここまで「文字で残しておくことが大切な理由」というタイトルで、そう感じる場面と私自身が気を付けて行っていることについて書いてきました。
当たり前なのですが、人の記憶力には限界があり、時間のあいたものを正確に覚えておくことは困難です。
また、口頭での連絡や決め事になってしまうと、
受け取り側によっては違う解釈のまま伝わってしまってしまう恐れもあります。
そういったことを防ぐためにも、簡単なメモでも例に挙げた文字(WordやExcelで簡単にまとめたもの)やマニュアルでもいいと思うので、
なにか形に残して、共有することが大切ではないのかなと感じました。
もちろん、そういったことは当たり前だと感じる方も多いかもしれませんが、
私の会社のように、その場その場で対処してきて、明確なマニュアルなどが出来ていないという方などはこういったことから始めてるのも良いのではないでしょうか。
今回の記事が今回は、中々作業の流れが覚えられない、話し合ったことをあとから忘れてしまうことが多々ある、と言った方のなにかしらの参考になったら幸いです。
ここまで読んでくださってありがとうございました！ではまた！
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