こんにちは！こくうです。
今回は「ゴールを決めておくことが大切」というタイトルで記事を書いていきたいと思います。
仕事で「いつまでに資料を作る」「この日までにここまで終わらせる」というような、期限を決めて行うものがありますよね。
そういった期限が決められている仕事や、
そうでなくても、ある程度の期間にここまで終わらせておきたいといった仕事を進める中で大切だと感じたことが「ゴールを決めておくこと」だと感じました。
今回は、なぜそう感じたのかを自分自身の仕事を例にして書いていきたいと思います。
今回の記事が、納期が決まっている仕事をいつも期限ギリギリで慌てて間に合わせている、
期限が決まっている仕事の上手な時間配分に悩む方などの参考になったら幸いです。
それでは早速書いていきます！
「ゴールを決めておくことが大切」
私が「ゴールを決めておくことが大切」だと感じる点を2つ書いていきたいと思います。
- 時間配分を明確にするため
- 完成形を明確にするため
詳しく書いていきます！
時間配分を明確にするため
私が「ゴールを決めておくことが大切」だと感じる点の１つ目は「時間配分を明確にするため」です。
時間にフォーカスを当てて考えてみると、納期はある程度決まっているわけです。
逆算して考える必要があり、
時間配分を明確にしなければ、ある程度の期間を必要とする仕事の時間の管理は難しくなってしまいます。
最初は時間的にも余裕があり、ペース良く進められていた仕事も、
途中で行き詰まり、中々思うように進まないことも多くありますし、
そういった時に限って別の仕事も任されてしまったり、もともと担当だった仕事でのイレギュラー対応が重なって、時間が取れなくなってしまった。
そうしているうちに、気付いたら納期までの時間があまりないことに気付いて焦ってしまう。
本当に決まった仕事をしている、という状態でしたらこういったことは少ないかもしれませんが、
臨機応変な対応が求められ、時には初めての対応もしなければならない、
また、人を相手にする仕事は決して毎回決まった作業、作業の進め方があるわけではありません。
常に、ゴールまでの時間を考え、時には軌道修正や時間配分の見つめなおしをして、
納期の前には、初歩的なミスをしていないかの確認が出来る時間を取れるようなスケジュール管理が必要ではないでしょうか。
私自身も、急な会議や資料の提出が出たりと、常に同じ時間配分で良いという仕事をしているわけではないので、
必要な作業が増えてしまったら、優先順位を考え直して、時にはスケジュール管理ツールに細かく予定を書き込んで、見て調整をするようにしています。
忘れないためにも、スケジュールの調整や追加などは、目に見て見えるようにしておくことも大切だと私は感じました。
完成形を明確にするため
私が「ゴールを決めておくことが大切」だと感じる点の2つ目は「完成形を明確にするため」です。
上記では時間に視点を当てて書いていきましたが、
それ以外にも、仕事の「完成形」を意識することが大切だと感じるからです。
私は、物を作るといった目に見えて完成形を感じられる物を作るという仕事をしているわけではありません。
しかし、この納期までにこの仕事を終わらせておく、この資料を作って確認していただいてOKをいただく、といった状態を「完成形」と置き換えて考えてみると、
資料を完成させるためには、必要な知識が必要だったり、必要な情報を調べなければならなかったりと、色々と必要なものが出てきたりすると思います。
しかし、資料や情報が必要だからとやみくもに調べても、調べた後に情報をまとめることが大変になってしまいます。
最初に「どんな資料を作る必要があるのか」といったゴールである「完成形」を考えながら、
作業を進めてみると、必要な情報や知識が絞りやすくなるのではないかと思います。
私自身の例ですが、法改正があるという情報を上司に報告をしたら「調べておいて」と言った指示を受けました。
そこで必要なのが、法改正の「どの部分について」調べるのかというところが重要です。
ゴールがあやふやなままだと、ざっくりまとめるか、内容をすべて列挙したものをまとめただけの資料になってしまう恐れがあります。
資料をある程度作り出してからの軌道修正は中々大変です。
そういったことを極力避けるためにも、最初の「ゴールや完成形」を自分の中で具体的にしておくことをおすすめします。
まとめ
ここまで「ゴールを決めておくことが大切」というタイトルで、私自身がそう感じた点を2つ書いてきました。
- 時間配分を明確にするため
- 完成形を明確にするため
どちらも、自分の現在の立ち位置を改めて確認して、
「ここからどの方向に」作業を進めたら良いかを考えるために必要なこと、意識すべきことだと感じます。
いつもギリギリになっていては、時と場合によっては間に合わなくなってしまう恐れがありますし、
完成形を意識しないまま作った資料は、何のためにまとめた、どの部分が重要な資料なのかわからないものになってしまう恐れがあります。
そういったことを防ぐためにも、改めて「ゴールを決めておくことが大切」だと仕事をする上で感じました。
完成形を明確にする時にどの部分が大切か迷った場合には、紙に書きだして整理してみるのも良いかと思います。
今回挙げてきたのは私自身の経験をもとにした一例ですが、
是非、時間配分が中々うまくいかなかったり、資料を作るときに迷ってしまったりしてしまったら、
「ゴールを決めておくこと」を意識してみることを意識してみてください。
今回の記事が、納期が決まっている仕事をいつも期限ギリギリで慌てて間に合わせている、
期限が決まっている仕事の上手な時間配分に悩む方などの参考になったら幸いです。
ここまで読んでくださってありがとうございました！ではまた。
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