「一人しか知らない業務」が危険な点2つ

こんにちは！こくうです。

今回は、「一人しか知らない業務」が危険な点2つを書いていきたいと思います。

人手が足りない中小企業では、少人数の部署で仕事を回すことが多いと思います。

私自身も普段、少人数で仕事をしているのですが、急な欠員がでたりすると途端に業務が逼迫します。

そんな時に危険なのが「一人しか知らない業務がある」という事です。

今回は、そんななかに潜む危険な点2つを書いていきたいと思います。

「まだ大丈夫」「暫く欠員出てないから後でいいよね」と思っている方などの参考になったら幸いです。

それでは早速書いていきます！

「一人しか知らない業務」が危険な点2つはこちらです。

あらかじめ前から決まっていた欠員を除き、

急に欠員が出てしまうと大変になるのがその業務を滞らないように補う事です。

同じ部署の人が仕事内容を把握していれば、業務量の調整等で補うことも可能ですが、

今まで一人で行っていて、他の人も内容を詳しく知らない業務を普段の業務に組み込むことは中々大変です。

少人数の部署の場合は特に、一人一人が抱えている仕事量も多いことが考えられるのでさらに注意が必要です。

私自身も、今まで自分が行ったことのない業務を突然行うことになって困ったことがあります。

上で書いたように、急な欠員を補うことが大変となり、

さらに、例え引き継ぐ期間があっても引継ぎが大変になります。

今までの業務の手を止めて引継ぎをしなければならないのですが、二人分の手が止まってしまう上に、

引継ぎ期間が終了して、いざ一人で業務を行うとなった時に確認できる相手がいないという状態は引き継いだ側の負担もとても大きいです。

そんな事態を防ぐためにも「一人しか知らない業務」があるという事態を避けた方がよいと思います。

「一人しか知らない業務」が危険な点2つ目は、急な問い合わせに対応できないという点です。

その日だけお休みされているなどの場合は、次に出勤された際に対応をお願いすることが多いとは思いますが、

急に長い間来られなくなったということが起こった際、

一人しか知らない業務があると、その業務についての問い合わせに対応できないということになりかねません。

社内処理ならまだ猶予はあるかもしれませんが、お客様に対しての対応の場合はそう長くお待たせすることは避けなければいけません。

そう言った事態を防ぐためにも、部署内での業務内容の把握はとても重要になってきます。

まとめ:ローテーションの大切さ

今回は「一人しか知らない業務」が危険な点2つということについて書いてきました。

こういった事態を防ぐためにも、部署内の仕事をローテーションしておくことが大切になってきます。

私自身、ここ数年の間でですが、少しずつ同じ部署で働いている方と仕事を交換して回していく機会が増えました。

いつ体調が悪くなってもいいようにと始まった取り組みですが、

実際に欠員が出てみると、自分以外でも同じ仕事を知っているということの大切さがとても身に沁みます。

迷ったときに相談できますし、仕事が増えてしまったときに頼める相手がいるということはとても心強いです。

確かに引き継ぐ期間は大変ですが、それを怠ってしまうと本当に大変な時期がやってくると思って仕事の共有を行っておくことをおすすめします。

以前の私たちの部署と同じように「まだ大丈夫」「暫く欠員出てないから後でいいよね」と思っている方などの参考になったら幸いです。

ここまで読んでくださってありがとうございました！ではまた！