こんにちは！こくうです。
今回は「正しく伝えることは難しい」というタイトルで記事を書いていきたいと思います。
仕事や私生活でも自分以外の人を会話をして、何かを伝える機会は多いと思います。
しかし、伝えた・伝わったと思っていたつもりでも実は間違って伝わっていたり、
うまく伝わっていなかったりといった場面も多々あるかと思います。
今回の記事は「伝えたはずなんだけどな」「どうしてうまく伝わらないんだろう」と悩む方の為の記事です。
なぜそうなのか、うまく伝わらなかった要因と私自身が気を付けていることを簡単に書いていきますので、同じ様に悩んでいる方の参考になったら幸いです。
それでは早速書いていきます！
「正しく伝えることは難しい」
自分の思っていることや、仕事の指示が思っているように伝わらない要因2つ
- 無意識で主語を抜いてしまっている
- 自分は分かっているが相手はそうとは限らない
無意識で主語を抜いてしまっている
仕事で指示の説明をしたり、確認をしに行ったりする時によくあるのですが、
説明する時に無意識で主語を抜いてしまっていることがあります。
極端な例ですが、1か所間違っていた場所があるので修正をしてほしいとお願いしに行った際に「修正をしてほしい」とだけ伝えてもどこを直したらいいかわかりませんよね。
話しかけるこちら側は、その間違っている1か所を直してほしいと伝えているつもりでも、
相手にはどこを直してほしいのか、または、すべてが違うから最初から直してほしいのかが伝わりません。
極端な例なので、そんなことないと思うかもしれませんが、
関わる全ての人が何年も接してきてなんとなく言いたいことが伝わる間柄とは限りません。
仕事なら新入社員に同じように伝えても、そもそも仕事のどの部分を指摘されていて、どう直したらいいかも伝わりません。
丁寧にしすぎる必要はないとは思いますが、だれに伝えても変わるように伝える意識をすることは大切だと感じます。
自分は分かっているが相手はそうとは限らない
とあるシステムを、既存のものから新しいものへ変更することがあった時のことを例に書いていきます。
システムの操作方法や、内部の細かな決め事を決めた時の話です。
仕事で利用する機能の話をしていて「ここ、いつもこうして処理していますよね」と疑問に思ったところを問いかけると「そうなの？」と返答があったので、
「こう処理するから、Aが必要なんです」と伝えてもあまりピンときていないようでした。
よく考えてみると、その操作をしているのは主に私が所属している部署のみで、
相手は全く使ったことがない状態なので知っているはずもなく、だから会話がなんとなく嚙み合っていなかったのかという事がありました。
こういったように「自分たちは知っているから、恐らくみんなも知っているだろう」といった考えでいると、
こちらの伝えたいことが伝わらない、間違った方に伝わってしまう恐れがあります。
こういった事態を防ぐためにも、相手は伝えたいことの前提を知らないかもしれないと頭に入れておくことも大切だと感じました。
思っていることを正しく伝えるために意識していること
ここまで書いてきたような事態を防ぐために、私自身が気を付けていることは以下の方法です。
- 可能であれば簡単な資料やメモを予め用意していく
仕事の質問などで説明が難しそうだなというところは、
予め質問したい内容の箇所を、資料やメモにしてすぐに提示できるようにして質問しにいくようにしています。
言葉だけで説明を出来たら理想ですが、そうでないときは言葉を補足するために見せながら説明するのも良いと思っています。
一緒に同じものを見ながら説明すると、言葉だけでは伝わらなったことが「ここが…」と説明しやすく、伝わりやすくなるように感じます。
私自身も「この件で」となにもない状態で質問されるよりも「この資料のこの件で」と話しかけてもらった方が、すぐにどの点かがわかってよかったと感じたことがありました。
もちろん、資料やメモを準備するために多くの時間を使ってしまっては元も子もないのですが、
うまく伝えられる自信がない、うまく伝えられるか不安だという方は、
慣れるまで簡単に自分の説明の補助としてメモなどを用意していくことをおすすめします。
まとめ
ここまで「正しく伝えることは難しい」というタイトルで、
自分の思っていることや仕事の指示が思っているように伝わらない要因2つと、私自身が気を付けていることを簡単に書いてきました。
自分の思っていることをそのまま伝わるように伝えるのは、とても難しいと度々感じます。
伝わっていると思っていたらそうでなかったり、意見の食い違いなどが起こってしまったりと様々ですが、
伝える先の相手は自分自身ではないと意識することで少し伝え方も工夫して、そういった事態を減らしていくことはできると思います。
相手や内容によって正しく伝えることの難しさは様々ですが、
今回の記事が少しでも「伝えたはずなんだけどな」「どうしてうまく伝わらないんだろう」と悩む方の何かしらの参考や気付きになったら幸いです。
ここまで読んでくださってありがとうございました！ではまた！
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