こんにちは！こくうです。
今回は「部署間にある温度差」というタイトルで記事を書いていきたいと思います。
総務部と営業部、業務部など会社には色々な役割ごとに部署が分かれていることもあると思います。
その中で、私が所属している主に総務業務や経理業務を行う部署と、他の部署の方とで行っている仕事に対する温度差があるように感じました。
業務について相談をしに行くと「え、そうだったの？」という反応がお互いにあったりします。
今回は私が感じた温度差とそれを少しでも少なくするためにしたことを書いてきたいと思います。
私自身の例を書いていくので、すべてが合致するようなことは少ないかもしれませんが、
当てはまるようなところなどありましたら、それが参考や気付きなどになったら幸いです。
それでは早速書いていきます。
「部署間にある温度差」
私が感じた「部署間にある温度差」を2つ例として書いていきます。
※あくまで私自身の例なので見ている方の場合とは当てはまらないこともあるとは思いますのでご注意ください。
- 締め日に対しての意識
- 正確さ
締め日に対しての意識
私が所属している部署では、毎月決まった時期に請求書を発行していたり支払業務をしています。
そこでとても重要視しているのが「締日」なのですが、
この締日に関して、各部署間でも意識の温度差があることがあります。
締日を過ぎていても追加や変更が可能か聞かれたり、
こちらが催促しないと売上処理がなかなかされなかったりと、以前よりは減りましたが、現状でもとても頭を悩まされています。
期限がある仕事が多い以上、締日はとても意識すべきところなのですが、
全員が全員そうではないことがあるという事を頭に入れておく必要もあるのだと感じました。
正確さ
入力業務もある仕事では、取引先の会社様へ渡ることになる書類はなるべく不備が無いように適度にチェックをしています。
また、金額を扱う仕事の為、入力の間違いがないかなどは緊張感をもってチェックをしているのですが、
「そんなところまでチェックしてるの？」「チェック業務はなるべく減らして」
と、言われたことがあります。
しかし、チェックしていたから見つけられたミスなども多く、チェック業務に対する温度差も感じられます。
もちろん、減らしていける業務は減らしていきたいと思っていますが、
そういった温度差から感じる意識の違いや、
仕事で重要だと思っている点などに大きなズレを感じることも多く、部署内の先輩とも頭を悩ませていました。
温度差を少なくするために
上記で「私が感じた部署間にある温度差」を書いてきました。
まだまだ温度差がなくなったわけではありませんし、部署や行っている仕事が違う以上ある程度は仕方がないことなのかもしれません。
しかし、そうは言っても何もしないでは現状は変わりません。
そういった温度差を少しでも少なくするために行ったことや気を付けていることを少し書いていきます。
- 仕事の流れを伝える
- 繰り返し伝える
温度差を感じる場合には、相手はこちらの仕事の流れや重要な個所を知らない場合が多いです。
そういった状態だと、困っていることがうまく伝わらず、そこから温度差が生まれているのではないかと感じます。
そういったことを減らすためにも、すべてを伝えるまではしなくてもいいと思いますが、
ある程度流れがわかるくらいの要点を絞って、自分たちがしている仕事の流れを伝えておくことが大切だと感じます。
「ここで仕事が止まってしまうと、その先にも影響がある」という事をわかりやすく伝えることが重要です。
また、1度のみでは忘れてしまうため、何度か注意して伝えることや、必要なら上長から伝えてもらうのも必要です。
毎年やっていることでも、普段関わっていなかったり、年に１度だけしかなかったりするような仕事は、意識していないとすぐに忘れてしまうものです。
そういったことを減らすため、また、定着させるためにも繰り返し伝えることは大切だと感じます。
まとめ
ここまで,
私が感じた「部署間にある温度差」とそれを少なくするために気を付けていることなどを書いていきました。
全く同じ仕事をしているわけではなく、また、各部署で専門に行う仕事が違う以上はどうしても、
ある作業についての温度差はうまれてしまうのは仕方がないのかもしれません。
しかし、円滑に仕事を進める以上はそういった温度差が縮められるのであれば、そうするに越したことはありません。
根本的な部分を変える必要が出てくる場合も、思っているより簡単に認識の摺り合わせが出来る場合も様々ですが、
どちらも自分たちの仕事の流れを知ってもらう、またことはとても重要です。
また、自分たちの意見だけでなく相手の仕事の流れを知る必要もあり、双方歩み寄っていくことが必要不可欠だと感じます。
中々難しかったり、長年そのままできた温度差を少なくするのは容易なことではありませんが、
少しずつ繰り返し伝えていくことで意識を変えていくのも重要だと感じます。
今回の記事が「部署間にある温度差」で悩む方の何かしらの参考や気付きになったら幸いです。
ここまで読んでくださってありがとうございました！ではまた！
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