こんにちは！こくうです。
今回は「手順通りにいかないことはある」というタイトルで記事を書いていきたいと思います。
仕事でよく目にするマニュアルや作業の手順が書かれた紙、説明書などですが、
確かにそれの通りに行えば大体のことはその手順通りにいくと思います。
しかし、それはあくまで通常の場合であり、仕事では例外や異例など通常ではないことも起こりがちです。
私自身も何度もそういった場面に出会っていますが、適宜対応していかなければならないのが現場です。
今回はそういった「手順通りにいかないこと」に当たった際に、取るとよいと感じる行動などを私の経験を例に簡単に書いていきたいと思います。
今回の記事が、柔軟に対応することが苦手だと感じる方などの何かしらの参考になったら幸いです。
それでは早速書いていきます！
「手順通りにいかないこと」
最初に「手順通りにいかないこと」の例を簡単に上げていきます。
- アプリや社外のシステムなどの操作
- 電話対応や問い合わせ
- 時と場合によって変わる処理の仕方
「手順通りにいかないこと」に当たった際に
上記のような「手順通りにいかないこと」に当たった際に、私がしていることや気を付けていることなどを書いていきます。
アプリや社外のシステムなどの操作
アプリや社外のシステムを利用する場合は、アプリ事態のアップデートやシステムの変更に伴って、
操作方法や画面などが変わるという事を頭に入れておく必要があります。
操作手順などを社内で準備している場合は、その手順書などを新しくする必要があり、
当たり前ですが今までのもの通りに作業をしようとしても、途中で変わった操作方法や画面に戸惑ってしまいます。
私もそういった変更になんどか出会いましたが、ほとんどの場合は、
「こちらだろう」「前と似てるしこっちかな」といったように、半分ほど想像や、今までの経験をもとに操作していったことが殆どです。
また、必要であればスクリーンショットを取って残しておく必要や、や先輩や社内の方に相談した方が良い場合もあります。
電話対応や問い合わせ
受け答えの簡単なマニュアルはあっても、殆どの場合がその場で対応を考えなければならないのが「電話対応や問い合わせ」です。
私自身も今でも苦手なのですが、
予想が出来るような場合や、毎月かかってくる電話などある程度対応が決まっているようなものは、
予め先輩や知っている方に「どんな問い合わせがくるか」「そういった場合は、どういった返答をすべきか」を聞いておくことをお勧めします。
また、困ったときはその場で悩まずに、先輩などに対応を相談するのが良いと思います。
時と場合によって変わる処理の仕方
主に社内処理での話ですが、ある程度決まった作業の中にも、
「時と場合や相手によって変わる処理」というものがあります。
伝票の記述に関してなどがそうなのですが、他の会社ではなくてもよいものでも、
取引先から「これを入れておいてほしい」という要望などは全くないわけではありません。
そういったものはマニュアル化されているのが理想ですが、パターン化しにくいため、その時々で対応する必要があります。
中々判断が難しい場合もあるような時は、似たような事例をもとに相談してみたり、
必要であれば社内の担当者などと相談して決めることが望ましいと感じます。
100％の正解が明確にされていることが少ないことも多いイレギュラーなどの対応はその時々で相談を繰り返し、
可能であれば記録しておくと、あとで困った際にヒントになる場合もあるのでオススメです。
まとめ
ここまで「手順通りにいかないことはある」というタイトルで、その例と、そういった場合に気を付けていることなどを書いてきました。
参考にしていたマニュアルなどが急に使えなくなってしまうということも、全くないわけではありません。
そういった場合に大切なのが、次にどんな行動をするかだと私は感じます。
一人きりで仕事をしているということでないのであれば、先輩や同じ部署内の方に相談したり、
予め対処法を参考に聞いておくことも大切です。
例え完璧に近いマニュアルがあったとしても、それが絶対に今後も役に立つと思っているのではなく、
そうでなくなった際などの対処法を用意しておくことが大切だと改めて感じました。
最初は柔軟に対応することも難しいとは思いますが、相談をしつつ、経験を積んでいくことで少しずつできるようになっていくものだと私は思うので、
「こうなったらどうしよう」と考える癖などを付けておくこともオススメです。
今回の記事が、柔軟に対応することが苦手だと感じる方などの何かしらの参考になったら幸いです。
ここまで読んでくださってありがとうございました！ではまた！
コメント