こんにちは！こくうです。
今回は「言葉だけではすべてを伝えることは難しい」というタイトルで記事を書いていきたいと思います。
仕事で自分以外の誰か、後輩や先輩・上司の方々などと意見を交わしたり、何かを相談して決めるという事もあるのではないでしょうか。
そんな「何かを決める・相談する時」に言葉だけで説明や、こちらの伝えたいことをすべて伝えることがとても難しいことだと最近改めて感じることがあったので、
今回はそのことについて、私自身の経験を交えて書いていきたいと思います。
今回の記事は、会社の中で何かの決め事や相談事があったのに、中々うまく相手に伝わっていないと感じるという方の為の記事です。
同じように悩んでいる方などの何かしらの参考になったら幸いです。
それでは早速書いていきます！
「言葉だけではすべてを伝えることは難しい」
私が「言葉だけではすべてを伝えることは難しい」と感じた場面や出来事を2つ書いていきたいと思います。
- 勘違いが起こりやすい
- 伝わっているようで、伝わっていないことの方が多い
勘違いが起こりやすい
私が「言葉だけではすべてを伝えることは難しい」と感じた場面の１つ目は「勘違いが起こりやすい」です。
あるシステムの操作方法、処理の仕方について社内で意見のすり合わせをした時の話です。
会議の場では「こうしよう」と意見がまとまったかのように思えていたのですが、
その後、また同じような疑問点が発生したので、以前の会議の場で決めた内容に基づいて処理を進めるための修正をお願いをしました。
修正をお願いした先の社員の方はピンときていない様子でしたが、
一応頷いて、修正をしてくれたかのように見えたのですが、
修正を終えたと思って戻ってきたものは、全く違う返答と別の修正方法で処理がされたものでした。
この時、会議の場では問題すり合わせから決定まで、メモを取ってはいましたが、殆どの場面で口頭での説明のみでした。
後から確認をしてみると「なんとなくわかるけど、ピンと来てなかった」と話してくださいました。
こういった経験から、その後の意見のすり合わせなどの場では、
簡単でも良いので、出来るだけ目で見ても分かるような資料を用意していくようにしています。
画像付きであればなお良いとは思いますが、文字のみであっても、
それが目で見ることが出来ればもっと頭に入りやすく、伝わりやすいと感じたからです。
また、その後決まったことを書き足すことで、一度決まったことの記録を残しておくという点でも有効だと感じます。
伝わっているようで、伝わっていないことの方が多い
私が「言葉だけではすべてを伝えることは難しい」と感じた場面の２つ目は「伝わっているようで、伝わっていないことの方が多い」です。
最初の例でも少し書きましたが、口頭のみの説明だと「なんとなくわかる」で止まってしまう事の方が多いように感じます。
一回の説明ですべて頭に入ればよいのですが、色々なことを考えたり、人の意見も取り入れて考えていたりするとすべてを完璧に頭に入れることはとても難しいです。
また、口頭のみの説明になると、説明をする側が無意識のうちに説明を省略してしまっていたりすることも考えられ、
説明を受けていても「多分ここの話だと思うんだけど」といったような理解度で終わってしまう恐れもあります。
もちろんその場や、そのあとでも確認をすることは可能ですが、先に終わらせておかなければいけない仕事などをしているうちに忘れてしまう事も多いにあり得ます。
実際に「多分こうだったはず」という曖昧な理解度のまま過ごしているという方も少なからずいました。
恥ずかしながら私自身も、口頭のみで説明を受けたものを一度で理解するのは簡単ではなく、
出来ることなら文字や目で見て補足できるような資料があるととても助かっています。
もちろん一度で理解出来た方はそれで良いと思うのですが、
普段している仕事との関係だったり色々な要因で、すぐにピンとくる方とそうでない方がいるのは事実で、そういった方々の理解度の差が出来てしまうのは仕方がないように感じます。
しかし、そういった理解度の差を少なくし、ミスなどを防ぐためにも、
口だけでなく、視界と耳から入る情報でお互いを補足しあうような資料が必要だととても感じました。
まとめ
ここまで「言葉だけではすべてを伝えることは難しい」というタイトルで、私がそう感じた場面を2つ書いてきました。
私自身もそうなのですが、その場では覚えていられても、
少し時間が経つと思っている以上に曖昧な記憶になっているものだととても感じます。
一週間前に話したことは覚えているけれど、その詳細までは覚えていないという事も多いにあり得ます。
そういった時に頼りになるのがメモなどなのですが、それをもっと明確にわかりやすく補ってくれるのが「目で見てわかる資料」です。
また、普段その作業をしていない人が見てもある程度わかるような資料になっていれば、
説明の補足だけでなく、マニュアルなどとしても利用出来て良いと思います。
説明の漏れや、間違って伝わってしまう事を減らすためにも、文字だけでなく目で見てわかるような資料を用意しておくことをおすすめします。
今回の記事が、会社の中で何かの決め事や相談事があったのに、中々うまく相手に伝わっていないと感じるという方の何かしらの参考になったら幸いです。
ここまで読んでくださってありがとうございました！ではまた！
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