マニュアルの必要性

こんにちは！こくうです。

今回は仕事での「マニュアルの必要性」というタイトルで記事を書いていきたいと思います。

私が勤める会社には数年前まで、マニュアルというマニュアルがありませんでした。

仕事の進め方は、先輩から直接教わって、自分なりにまとめたメモ帳が各々出来ているという状態でした。

そんな中で、マニュアルがあった方がよかった場面と、マニュアルだけでは足りない場面どちらもあるという事に改めて気付きました。

私自身の例や感じたことを交えながら書いていこうと思うので、

と感じている方などの参考になったら幸いです。

それでは早速書いていきます！

マニュアルがあった方が良かったと感じる場面は「社内て使っているシステムの基本的な操作方法が知りたい時」です。

会社では色々な管理システムなどを活用して仕事をしていることも多いと思いますが、

たまに「この操作どうだったかな」だったり「これ、どこから操作したら資料がでるんだったかな」などと迷う時があります。

忙しい先輩などの手を止めて教えてもらうまで行かず、少し時間を掛けたら探し出せそうなものなのですが、

そういった聞くのも迷う基本的な操作方法などはマニュアルがあった方が、同じような場面に出くわしたときに各々振り返ることが出来ますし、

メモを忘れてしまっていたという事も少なくなるので、こんな時は社内でのマニュアルが整備されていたらよかったなと感じていました。

マニュアルでは足りないなと感じた場面は「イレギュラーな対応を迫られた時と応用する場面」です。

私が普段行っている事務の仕事はシステムへの入力業務が多いのですが、

何パターンかのイレギュラーな場面が重なってくる時があります。

そういったときは、例えマニュアルがあったり先輩から教えていただいたメモがあっても、それはある1つの場面に対してのことが多く、

といったように、基本の場合とは違った対応を迫られる場合がまれにあります。

そういったときはマニュアルを見ても書いていないことの方が多かったり、片方の対処法は乗っているけれど、もう一方のほうはどうしたらいいかわからないといったことが多く感じます。

そういったときは、マニュアルよりも経験や相談をして決定していくことが多く、

マニュアルさえ用意しておけば大丈夫というようにはいかないことがわかります。

もちろん、そういったイレギュラーな場面も対応できるようなマニュアルを作ることが理想ですが、

すべてを書き込んでいてはマニュアル事態が膨大な量になってしまって、探すのに時間が掛かってしまいます。

一言でマニュアルと言っても重要な個所を網羅していて、簡潔にまとめられているものを作るのは難しいのだなと感じました。

まとめ

ここまで「マニュアルが必要だと感じる場面」と「マニュアルだけでは足りないと感じる場面」を書いてきました。

マニュアルの必要性もちろんあります。

マニュアルは仕事をスムーズに進める上でマニュアルの存在はとても重要で、あった方が仕事を教える際や確認を必要とする場面でとても役に立ちます。

しかし、マニュアルですべてを補うには複雑な場面もあり、そんな場面に立った際に「マニュアルがないから」と言い切ってしまうのは良くない場合もあるのだなと、実際に2つの場面を経験して感じました。

マニュアルはあくまで基本の作業の方法が示してあるのであって、実際に仕事をするのは人間で、

人間が作業するうえでイレギュラーはあるということを頭に入れておかなければ、何かあった際に「マニュアルがなかったから」では話にならないのは目に見えています。

そんな場面に対処するのは経験しかないのですが、その経験を積むための時間を確保する手助けをしてくれるのがマニュアルという考え方もあるのかなと感じました。

会社や使っているシステムごとに必要な項目は変わってくると思いますが、それぞれの必要性に対応したマニュアルを用意していきたいと改めて感じました。

今回の記事が「マニュアルなんていらないんじゃないか」「マニュアルがあれば大丈夫じゃないか」といったように感じている方などの、何かしらの参考になったら幸いです。

ここまで読んでくださってありがとうございました！ではまた！